コピペの仕事に役立つ裏ワザ?をプロクラウドワーカーが伝授!

コピペの仕事(妻)

kumafumoです。

コピペの仕事って簡単ってよく言われます。

言われる通り簡単です。

しかし!私は、EXCELについてあまり知らない。入力はできるけど、まだまだ知らない事が多すぎる。

コピペの仕事では、難しい関数とか、グラフを作れとまでは言われません。

でも、EXCELでわからない事とか、よくネットで調べている気がする。その度、親切でわかりやすいブログに助けられています。中にはお気に入りに登録しているブログもあります。

私が、この仕事をするまで知らなかった事、調べて初めて知った事を今回は簡単にご紹介します!

 

一瞬で一番下の行(上の行)まで移動する方法

有名かもしれません。しかし、私は知りませんでした。

何日もかけてする仕事の場合、次の日、昨日の続きから作業しようと思い、ひたすらスクロール…って事ありませんか?

私はしてました。100行とかならまだしも、数1000行下までスクロール…作業するまでに疲労するわ…。

こんな事、みんなしてんのかな?な訳ない!賢い人が考えてくれてます!

 

1.まず下まで行きたいセルをクリック。

2.Ctrlボタンと  ボタンを一緒に押してみて下さい!

ほら、一瞬で下の行!何万行下でも対応可!

しかし、この機能、欠点が。間にブランクの行があると引っかかります

上の行まで行きたい時は、Ctrlボタンと ↑ ボタンですね。

 

この方法を使って、複数行にコピペもできます。

1.コピペしたい列をクリック→コピー。

2.Ctrl + Shift + ↓ ボタンを押すと、一瞬で複数行ドラッグ出来ます!

3.最後に Ctrl + V で貼り付け。

 

重複してないか気になる…そんな時には

営業リストなど、リスト作成の仕事で、

重複分はお支払い出来ません。(当然といえば当然)とよく応募要領に書いてあります。

クライアントさんがチェック機能を入れてくれているケースもたまにありますが、ほぼ重複は自分でチェックしないといけないと思った方がいいでしょう。

何千件のデータ。重複してるかなんて機械チェックじゃないと無理です。もちろん、これも賢い人(このフレーズにやたらこだわる(笑))が考えてくれてます。

尚、EXCELとGoogleスプレッドシートでやり方が違いますので注意。

EXCELの場合

簡単です。もしかしたら、EXCELのバージョンで違いがあるかもしれません。

私は、今、EXCELのOfficeというのを使っています。

縦が列、横が行 です。重複は列でチェックする事が多いと思います。

 

1.列全体をクリックします。もし、A列なら、Aのところをクリックすると、全体をクリックした状態になります。

2.上の、「ホーム」ボタンをクリック。

3.真ん中よりちょっと右の、「スタイル」の中の「条件付き書式」をクリック。

4.「セルの強調表示ルール」をクリック。

5.下の方の「重複する値」をクリック。

6.書式を好きな様に変えて(そのままでももちろん良い)OKをクリック。

 

これで完了です。簡単に出来ました。もし、心配なら、一度重複する値を入れてみて、色が変わる(重複エラー)かチェックしてみて下さい。

 

Googleスプレッドシートの場合

EXCELと違って、ちょっと面倒なのです。

これも、親切なブログ(しかもわかりやすい!)お気に入りに登録しているのがあるのですが、貼り付けはご迷惑がかかるかもしれないので、私のわかりにくい説明で我慢して下さい。

 

1.重複チェックしたい列全体をクリックします。もし、A列なら、Aのところをクリックすると、全体をクリックした状態になります。

2.左から4つ目の「表示形式」をクリック。

3.下の方の「条件付き書式」をクリック。

4.「書式ルール」の「セルの書式設定の条件」のところで、「空白ではない」になっていると思うので、そこをプルダウンで、下にスクロールして「カスタム数式」に変更します。

5.「値または数式」というところに、次の式を入れます。

=COUNTIF(A:A,A:A)>1

ちなみに、これは、A列の場合です。

B列であれば、この式の、Aとなっている4箇所を全てBに変更する必要があります。

6.書式を好きな様に変えて(そのままでももちろん良い)完了をクリック。

面倒でしたが、これで重複チェックが出来ます!

 

検索と置換の機能はリスト作成に超便利!

何に使う?そう思ったあなた。知っておけばきっと役立ちますので、覚えておいて下さい!

検索は、メニューにもあり、クリックすれば出てきますが、ここは、ショートカットキーで一発で出しましょう!

Ctrl ボタンと F ボタン を一緒に押して下さい!

EXCELでは、一緒に置換機能もついているので、使ってみて下さい!使い方は説明するまでもないと思います。それぐらい簡単です。

置換機能は、例えば、最近私が使った例だと、

(株)を株式会社に置き換える とか、ブランク「 」(全角スペース)をブランク「 」(半角スペースに置き換えるとかです。

ただ、Googleスプレッドシートは、置換機能がどこにあるか、一瞬わかりません。無いのでは?いいえ、あります。

検索機能を出した時に、✕マークの右隣に、3つ点があるボタンがありますよね?そのボタンを押すと出てくるので、是非使ってみて下さい!

この検索と置換機能、便利なのですが、例えば、データの数が膨大なシートの場合、検索に時間がかかり、イライラしてしまう事があります。(せっかちな私だけ?)

どの列とか範囲がわかっているのであれば、範囲を指定してからやる事をオススメします。

 

最後に…

どうでしたか?図解ではない為、大変わかりにくかったと思います。

もし、こうしたいんだけど、どうしたらいいだろう?とか思ったら、色々検索してみて下さい!賢い親切な人が色々教えてくれています。なんて便利な世の中なんだ!

私も、仕事の上で、クライアントさんに、EXCELの使い方を聞くわけにもいかないので、色々調べたりしています。今でもお世話になりっぱなしです。

先日は、ついにマクロの使い方まで調べました!

キレイなリストを作ると、クライアントさんにも大変喜ばれますし、評価にもつながります。

お互い、頑張りましょうね!